Ist Homeoffice das Modell der Zukunft? Diese Hürden sollten Sie bedenken
Die Homeoffice-Pflicht wurde zum 19. März 2022 abgeschafft. Remote Work, also das Arbeiten von zu Hause, hat aber kaum an Popularität verloren. Viele Unternehmen wollen weiterhin Homeoffice für Mitarbeiter ermöglichen. Für zahlreiche Arbeitnehmer ist es sogar zum Anspruch geworden, wenigstens einen Tag in der Woche vom heimischen Schreibtisch zu arbeiten. Trotz zwei Jahren Erfahrung gibt es immer noch Hürden, die zu bedenken sind. Sie reichen von Themen wie der Arbeitsproduktivität bis zur Zusatzlizenz. Erfahren Sie hier, welche Punkte zu beachten sind und welche Lösungen TrustedLicense für Unternehmen bietet.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus zwei Jahren Pandemie
Die Einführung der Homeoffice-Pflicht kam schnell – schneller als viele Unternehmen handeln konnten. Entsprechend waren die Lösungen oftmals „hausgemacht“. Folgerichtig zeigten sich bald die ersten Probleme: Wie rechne ich meine Arbeitszeit ab? Wie richte ich einen ökonomischen Arbeitsplatz zu Hause ein? Wie können die Mitarbeiter mit ausreichend Hardware ausgerüstet werden? Derartige Fragen sind inzwischen geklärt. Andere Herausforderungen bleiben.
Erfahren Sie in unserem Guide des Remote Works, wie Sie Hürden im Homeoffice überwinden und wie TrustedLicense Ihr Unternehmen dabei unterstützt. Haben Sie konkrete Fragen, die speziell Ihr Unternhemen betreffen? Dann nutzen Sie gerne unser Kontaktformular. Unsere Software-Experten kümmern sich persönlich um Ihr Anliegen.
Unser Guide für konstruktives Remote Work
Arbeitsproduktivität im Homeoffice
Arbeiten im Home Office ist ökonomischer. Arbeiten im Büro ist wirtschaftlich. Diese gegensätzlichen Meinungen sind so alt wie die Überlungen zum mobilen Arbeiten selbst. Wer hat Recht? Es kommt auf die Gegebenheiten und Ressourcen an.
Arbeit im eigenen Arbeitszimmer kann ebenso effizient oder uneffizient sein wie im Büro. Entscheidend ist, die Mitarbeiter mit den nötigen Hard- und Software-Ressourcen auszustatten. Hardwareseitig läuft das meistens auf einen Firmen-Laptop hinaus, wenn es um ortsunabhängiges Arbeiten geht. Zur Einrichtung ist die IT gefragt. Benötigt wird die gleiche leistungsstarke Software-Umgebung wie im Büro. Das führt schnell zur Frage: Cloud oder on Premises ...
Remote Work nur über Cloud?
Zunächst scheint es einleuchtend: Remote Work ist nur über die Cloud möglich. Aber: Haben alle Mitarbeiter den nötigen Zugriff? Wie hoch ist die Datenübertragungsrate von Zuhause aus? Wie ist es mit dem Thema Sicherheit, wenn für diverse Haushalte Zugriffe in die Cloud freigegeben werden? Nicht zuletzt stehen auch die hohen Kosten im Raum. Als Konsequenz aus all diesen Überlegungen ist es vielen Unternehmen lieber, mit installierten Programmen zu arbeiten. Häufig reichen diese völlig aus, um die tägliche Arbeit zu erledigen. Bestes Beispiel ist Office 2021 mit seinen zahlreichen Funktionen.
Gibt es ein Homeoffice Gesetz?
Ein Homeoffice Gesetz gibt es in Deutschland bisher nicht. Seit dem 19. März 2022 ist es auch nicht mehr verpflichtend, Mitarbeitern ein Angebot für Remote Work zu anempfehlen, sofern dies umsetzbar ist. Allerdings gibt es in der Politik Überlegungen dazu, dauerhaft mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, rechtzeitig vorzusorgen und die Möglichkeiten für einen Home Office Arbeitsplatz auszuloten.
Ideenfindung – kreative Mitarbeiter
Brainstorming in der Kaffeepause, schneller Austausch von Bürotür zu Bürotür: Im Unternehmen stehen Angestellte in permanenten Kontakt. Das ist signifikant für die Ideenfindung. Handikap: Wenn jeder Mitarbeiter zu Hause sitzt, fehlt der persönliche Austausch. Lösung: Tools für Remote Work. Software wie Microsoft Teams vernetzt die einzelnen Homeoffice-Mitarbeiter.
Vorsicht: Viele nützliche Tools erscheinen auf den ersten Blick kostenlos, sind aber im geschäftlichen Umfeld an Lizenzen gebunden. Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern die Wahl der Tools daher nicht freistellen, sondern unternehmensweit sinnvolle Lösungen etablieren. Gerne erhalten Sie dazu fachliche Beratung und ein auf Ihren Bedarf abgestimmtes Software-Lizenzpaket von TrustedLicense.
Anstellung im Home Office
Welche Home Office Arbeitsverhältnisse sind adäquat, welche nicht? Vor dem Hintergrund der weggefallenen Homeoffice-Pflicht sollten Unternehmen diese Frage im Detail für sich klären. Aus den vergangenen Jahren sollten Daten dazu vorliegen, wo die Tätigkeit gut funktioniert hat und welche Schwierigkeiten aufgetaucht sind. Die Zeit der hausgemachten Problembeseitigungen ist vorbei, zukunftssichere Konzepte sind gefragt.
Effizienz im Home-Office
Wie kostenspielig ist der Home Office Trend für Unternehmen? Im Allgemeinen sollte der Kostenaufwand den Nutzen nicht übersteigen. Ausgaben für Hardware und Schulungen sind jedoch kaum vermeidbar. Hohes Sparpotential ist hingegen im Bereich der Software-Lizenzen vorhanden. Gebrauchte Software ist in der Lage, die IT-Kosten erheblich zu senken. Dieser Vorteil gilt für die Nutzung im Büro ebenso wie im Home Office. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot.
Lizenzen revidieren
Dürfen Mitarbeiter Microsoft Office zu Hause anwenden – oder sind Zusatzlizenzen nötig? Unternehmen sollten unbedingt auf die Lizenzierung berücksichtigen. In der Regel ist der Home Use bewilligt, sofern eine Lizenz für jeden Mitarbeiter erworben wurde. Im Zweifelsfall ist es aber dringend zu empfehlen, die Lizenzierung zu überprüfen. Trusted License übernimmt die Beratung hierzu und stellt bei Bedarf die erforderlichen Lizenzen zusammen. So profitieren Sie von einer auditsicheren, rechtskonformen Lösung.
Wiederkehr aus dem Remote Work
Was ist bei der Rückkehr aus dem Remote Work zu beachten? Hier gibt es mehrere Herausforderungen. Zum einen muss ein Arbeitsplatz vor Ort im Büro (wieder) hergestellt werden. Zum anderen sollten Unternehmen in diesem Zusammenhang die Lizenzierung revidieren. Vor allem dann, wenn eine größere Anzahl von Angestellten ins Büro wiederkehrt. Das funktioniert am besten mit einem professionellen Software-Management.
Untersuchung durch das Software Management
Software Management bedeutet, dass sich ein (externer) Spezialist darum bestrebt, den Bestand an Lizenzen zu überprüfen. Hier gibt es drei mögliche Szenarien. Im besten Fall sind genau ausreichend viele Lizenzen vorhanden, dann besteht kein Handlungsbedarf.
Im schlimmsten Fall werden mehr Arbeitsplätze genutzt, als Lizenzen vorhanden sind. Das bedeutet: Unterlizenzierung. Im Fall eines Audits drohen dann hohe Strafzahlungen. Da TrustedLicense nicht nur das Software Management übernimmt, sondern auch Lizenzen gefragter Programme wie Microsoft Office anbietet, kann eine Unterlizenzierung schnell behoben werden.
Als dritte Eventualität sind in Ihrem Unternehmen mehr Lizenzen vorhanden als Arbeitsplätze. Eine solche Überlizenzierung ist beim Audit zwar kein Problem, erzeugt aber dennoch unnötige Kosten für die ungenutzten Zugriffsrechte. TrustedLicense kauft überschüssige Lizenzen an, sodass Unternehmen das hierin gebundene Kapital freisetzen können. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot für den rechtssicheren Software-Ankauf.
Konnektivität im Home-Office
Vernetzung und Verbindung sind unabkömmlich. Eine gute Möglichkeit, Angestellte unter einander zu verbinden, sind tägliche Routinen, zum Beispiel ein Meeting jeden Morgen. In diesem Zusammenhang hat sich gezeigt, dass Software für Videochats wie Microsoft Teams dazu beitragen kann, das Wir-Gefühl zu erhalten und sogar bekräftigen. Ein interessanter Ansatz ist zudem, immer zwei Angestellte zu einem Team zu vereinen, die in stetigem Dialog stehen. Außerhalb der Pandemie sollten Angestellte von Zeit zu Zeit persönlich in den Austausch kommen, sei es auf Seminaren oder Events in der Firma.
Fazit: Home Office bestenfalls kompetent konzipieren
Ob Rückkehr aus dem Remote Work oder Einführung von mobilem Arbeiten, es ist erfolgversprechend, sich professionell beraten zu lassen. Wie beschrieben, können gerade Über- oder Unterlizenzierungen zu unnötigen Ausgaben führen. Zudem ist eine durchdachte Software-Umgebung sowohl im Büro als auch zu Hause wichtig für die Produktivität und die Motivation der Mitarbeiter. Welche Programme sind hilfreich und wie behalte ich das Lizenzmanagement im Blick? Wie verhalte ich mich bei einem Software Audit und was mache ich bei Über- oder Unterlizenzierung? Wenden Sie sich mit all diesen Fragen gerne an unser IT-Consulting-Unternehmen.
Tipp: Gebrauchte Software für Office 2021 und Co. ist auch für Homeoffice-Anwendungen verfügbar. Nutzen Sie gerne unser Angebot, um Ihre IT-Ausgaben zu reduzieren.
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